El Real Decreto 933/2021 da un plazo para comunicar al SES: 24 horas. Lo que confunde es que no hay un solo reloj. Una reserva genera dos comunicaciones —la reserva de hospedaje y el parte de viajeros— y cada una tiene su propio plazo de 24 horas, que arranca en un momento distinto. Esta guía explica cuándo empieza a contar cada uno, qué cuenta como llegar a tiempo y qué ocurre si se te pasa.
La norma es corta y clara: las comunicaciones al SES se envían «de manera inmediata, y en todo caso en un plazo no superior a 24 horas». Esas 24 horas son el techo, no el objetivo: el texto pide inmediatez y fija las 24 horas como el límite que no se puede rebasar. En la práctica, trátalo como un plazo de 24 horas y no lo apures: cuanto antes envíes, menos margen hay de que algo —un dato que falta, una caída del portal— te deje fuera de plazo.
Aquí está la confusión más habitual. Una misma reserva genera dos comunicaciones distintas al SES, y cada una corre por su cuenta. La reserva de hospedaje (RH) cubre la reserva en sí. El parte de viajeros (PV) es el registro de cada huésped. Las dos tienen plazo de 24 horas, pero el reloj de cada una arranca en un momento diferente: el de la RH, cuando se confirma la reserva; el del PV, cuando el huésped entra. No es un plazo con dos nombres: son dos plazos.
La reserva de hospedaje se comunica dentro de las 24 horas siguientes a la confirmación de la reserva. El momento que cuenta es cuando la reserva queda en firme —cuando entra por el canal o cuando la cierras como reserva directa—, no la fecha de entrada del huésped. Esto sorprende a quien espera al check-in: para la RH, el reloj lleva corriendo desde que la reserva existe. Una reserva que se confirma con meses de antelación obliga a enviar su RH en las 24 horas siguientes a esa confirmación, no meses después.
El parte de viajeros se comunica dentro de las 24 horas siguientes a la entrada del huésped: el inicio de la prestación del servicio de alojamiento. Aquí el reloj arranca con el check-in, no con la reserva. Cubre los datos de cada persona que se aloja, y por eso depende de algo que la RH no necesita: tener los datos del huésped. Si el huésped llega y aún no te los ha dado, el plazo corre igual: la obligación de comunicar es del alojamiento, no del huésped.
El plazo se mide en horas naturales. No se detiene los fines de semana, ni de noche, ni en festivos: una reserva que se confirma un sábado por la tarde tiene su plazo corriendo el sábado por la tarde. El SES tampoco lo tiene en cuenta: lo que cuenta es la hora del envío frente a la hora del hecho que lo dispara. Por eso «inmediata» del texto legal es algo más que una palabra: tratar las 24 horas como un margen cómodo es lo que hace que un puente o una noche se coman el plazo.
Comunicar fuera de plazo es una infracción. El régimen sancionador la trata como infracción leve —comunicar tarde, con errores o de forma incompleta—, con multas de 100 a 600 euros; no comunicar en absoluto, o no figurar en el registro como alojamiento, sube a infracción grave, de 601 a 30.000 euros. La conclusión práctica importa: si se te ha pasado el plazo, envía igualmente. Tarde es mejor que nunca; una comunicación tardía pesa mucho menos que una que no llega. No dejes de enviar porque ya vayas con retraso.
Estadia convierte los dos relojes en algo que se ve. La pantalla de Hoy muestra cada comunicación cuando toca —la reserva de hospedaje en cuanto entra la reserva, el parte de viajeros cuando el huésped está dentro— con su plazo a la vista. Antes de que venza, recibes avisos a las 12, las 6 y las 2 horas restantes. Cuando todo está listo, envías con un clic, firmado con tus credenciales. El plazo no desaparece, pero deja de depender de que te acuerdes.
Esta guía resume los plazos de comunicación del Real Decreto 933/2021 con fines informativos. Las cuantías de las sanciones son las bandas legales; la sanción concreta de un expediente depende de la autoridad competente. Para un caso concreto, consulta a un profesional cualificado.
Veinticuatro horas desde la entrada del huésped. El Real Decreto 933/2021 pide que la comunicación sea inmediata y, en todo caso, dentro de un plazo no superior a 24 horas.
El plazo es igual —24 horas—, pero el reloj no. El de la reserva de hospedaje empieza al confirmarse la reserva; el del parte de viajeros, al entrar el huésped. Son dos comunicaciones con dos relojes distintos.
Sí. Se mide en horas naturales: el plazo no se detiene de noche, ni en fin de semana, ni en festivo. Una reserva confirmada un viernes por la noche tiene su plazo corriendo durante el fin de semana.
Comunicar tarde es una infracción leve, con multas de 100 a 600 euros. Aun así, si se te ha pasado el plazo, envía igualmente: una comunicación tardía pesa mucho menos que una que no llega nunca.
Desde el inicio de la prestación del servicio de alojamiento, es decir, la entrada del huésped. No desde la reserva ni desde el pago: desde el check-in.
El plazo corre igual: la obligación de comunicar es del alojamiento, no del huésped. Pedir los datos antes de la llegada, con un formulario de check-in previo, es la forma de no quedarte sin margen.
Una llamada de 30 minutos y tu primera propiedad está en marcha. Los huéspedes hacen el check-in desde el móvil. La reserva se envía cuando entra, los huéspedes cuando están dentro, los dos dentro del plazo de 24 h. Dos semanas gratis, sin factura hasta que estés en marcha.