El Real Decreto 933/2021 pide dos comunicaciones: la reserva de hospedaje cuando se confirma la reserva y el parte de viajeros cuando los huéspedes ya han llegado. Estadia te pone delante cada una cuando toca. El huésped rellena un formulario desde el móvil antes de llegar, sus datos entran directamente en Estadia y con un solo clic envías cada comunicación a tu nombre, dentro de las 24 horas.
El Real Decreto 933/2021 pide dos comunicaciones a SES.Hospedajes, cada una con su propio plazo de 24 horas. Esto es lo que toca enviar, y dónde Estadia te quita el peso.
La reserva de hospedaje vence a las 24 h de que se confirme la reserva; el parte de viajeros, a las 24 h de la entrada de los huéspedes. Estadia te enseña cada una cuando toca y un solo clic la envía: la reserva en cuanto entra, los huéspedes en cuanto han llegado.
Las multas por infracciones graves llegan a 30.000 € según la Ley Orgánica 4/2015. Estadia comprueba cada campo obligatorio antes de enviar cualquiera de las dos comunicaciones, así lo que llega a SES.Hospedajes va limpio. Sin envíos tardíos, sin datos que falten.
Los registros deben conservarse tres años desde el fin de cada estancia. Estadia guarda la referencia SES de cada envío con su fecha y hora de forma automática: con búsqueda y exportación, sin nada que imprimir ni archivar.
Ocho pasos, sin que tú teclees ningún dato: la reserva de hospedaje cuando entra la reserva y el parte de viajeros cuando los huéspedes han llegado. Cada código de referencia de SES queda guardado junto a la reserva.
La nueva reserva llega sola desde el calendario de Airbnb o Booking.com: propiedad, fechas y dónde se reservó. Sin teclear nada. Estadia te la enseña al momento como reserva de hospedaje pendiente de enviar, con sus 24 horas en marcha. Un clic y se envía a SES.Hospedajes a tu nombre.
Estadia envía a cada huésped un enlace para hacer el check-in online antes de llegar, en tu propio dominio, con tu logo y tus colores. Lo abre en español, inglés, francés o alemán. Tus huéspedes no ven el nombre de Estadia por ningún lado.
El huésped introduce los datos que exige SES.Hospedajes: nombre completo, fecha de nacimiento, número de documento y nacionalidad. Los revisa y firma el consentimiento antes de enviarlos.
En cuanto todos los huéspedes han enviado sus datos, la reserva aparece como lista. Ves qué huésped aún no ha enviado los suyos y cuánto queda del segundo plazo: 24 horas desde el check-in.
Estadia te enseña ahora la reserva como parte de viajeros pendiente de enviar. Antes de que nada llegue al Ministerio del Interior, comprueba cada dato: formato del documento, firmas obligatorias, huéspedes repetidos. Si todo está bien, un solo clic envía el parte de viajeros a tu nombre. Los dos plazos, cumplidos.
SES.Hospedajes responde con un código de referencia por cada envío: uno para la reserva de hospedaje y otro para el parte de viajeros, con todos los huéspedes. Estadia guarda cada código junto a la reserva, con su fecha y hora, y tu historial de envíos se completa sin que muevas un dedo. Cualquier envío que necesites está a dos clics.
Si un envío vuelve con un problema (número de documento mal, pasaporte caducado), Estadia te lo enseña con dos opciones: reabrir el formulario del huésped para que lo corrija, o volver a enviarlo. Sin entrar al portal del SES.
Cuando se cae una reserva que ya habías enviado, con un clic mandas la anulación oficial al SES, a tu nombre, y su referencia queda guardada junto al envío original. La reserva y los huéspedes se anulan desde la misma pantalla, cada uno con un clic. Sin entrar al portal.
El Real Decreto 933/2021 pide comunicar la reserva cuando se confirma y los huéspedes cuando han llegado. Estadia tiene las dos en una sola pantalla y envía cada una con un único clic. En la mayoría de los check-ins, el huésped recibe un enlace, rellena sus datos y tú pulsas Enviar.
Los huéspedes abren una página de check-in con tu dominio y tu logo, en su propio idioma, no el de Estadia. Completan sus datos antes de llegar, sin papeleo en la puerta. ¿Aún no tienes dominio? Te dejamos uno configurado en la puesta en marcha.
Cuando un envío vuelve con un problema (número de documento incorrecto, pasaporte caducado, fecha de nacimiento que no coincide), Estadia lo marca en rojo. Puedes reabrir el formulario del huésped para que corrija el error, o volver a enviarlo si fue un fallo puntual de SES. Sin volver a introducir datos a mano, sin entrar al portal.
La reserva de hospedaje cubre la reserva; el parte de viajeros, a cada huésped. Estadia te los enseña por separado, cada uno con su plazo de 24 horas y su botón para enviarlo. SES devuelve un código de referencia para cada uno y Estadia lo guarda junto a la reserva. ¿Necesitas «el registro de Carmen del 12 de mayo»? Dos clics, sin llevar un Excel aparte.
¿Se te cae una reserva con el envío ya hecho? Con un clic mandas la anulación oficial a tu nombre, y su referencia queda guardada junto al envío original. La reserva y los huéspedes se anulan desde la misma pantalla, cada uno con un clic. Sin volver a abrir el portal.
Cambio de huéspedes a las 11:00 y nadie limpia. Mejor enterarte con días de margen que ese mismo sábado por la mañana. Ves enseguida qué limpieza no tiene a nadie y qué arreglo sigue sin asignar. Tus limpiadores no tienen que registrarse en nada.
Se acabó compartir tu contraseña. Quien te ayuda entra con su propio acceso, y siempre sabes quién registró a cada huésped en el SES.
Durante el check-in, el huésped puede decir si quiere recibir tus ofertas: un descuento por repetir, una oferta en otro de tus alojamientos, lo que tú decidas ofrecer. Guardamos en tu nombre el texto exacto que aceptó y cuándo. Tú te llevas la lista y escribes con tu herramienta de correo. Estadia no manda ningún correo.
El SES es lo primero. Con eso tranquilo, hay tres cosas más que te ahorran tiempo, y eliges tú cuáles.
Una llamada de puesta en marcha de 30 minutos y dos semanas usándolo de verdad antes de la primera factura. Todos los planes incluyen el envío de las dos comunicaciones a SES.Hospedajes (reserva de hospedaje y parte de viajeros), el formulario de check-in online para tus huéspedes y el historial de todos tus envíos. Los complementos van aparte. Pagando anualmente, 20 % de descuento.
Planifica las limpiezas de las próximas dos semanas y ve al momento qué cambios de huéspedes siguen sin limpiador. Tus limpiadores no tienen que registrarse.
Cada persona de tu equipo con su propio acceso a Estadia, para saber quién registró a cada huésped. Lo dejamos configurado en la puesta en marcha.
En el check-in, el huésped puede marcar una casilla para recibir tus ofertas. Estadia guarda su consentimiento y te da la lista, y les escribes tú.
Sí. El Real Decreto 933/2021 pide dos comunicaciones distintas: la reserva de hospedaje, que cubre la propia reserva y se envía en las 24 horas siguientes a su confirmación, y el parte de viajeros, el registro por huésped, que se envía en las 24 horas siguientes al check-in. Estadia se ocupa de las dos. Te enseña cada una por separado cuando toca, con su propio plazo: la reserva de hospedaje en cuanto entra la reserva, el parte de viajeros cuando los huéspedes han llegado. Pulsas Enviar y Estadia lo manda a tu nombre. No tienes que abrir el portal de SES.Hospedajes.
A través de la conexión oficial de SES.Hospedajes para programas (lo que el Ministerio llama «servicio web»), gestionada por la Secretaría de Estado de Seguridad, con el alta de SES de tu agencia. Cada envío queda guardado con la respuesta del SES y su fecha y hora, así tienes el historial completo de lo enviado.
Cualquier plataforma que te facilite un enlace de calendario (iCal): Airbnb, Booking.com y el resto de agencias regionales. Estadia importa cada nueva reserva desde esos calendarios, así que las únicas reservas que tecleas a mano son las directas que no vienen de un canal.
Estadia envía el formulario de check-in online al huésped principal en inglés, español, francés o alemán, desde tu propio dominio. A medida que se acerca el plazo de 24 horas, Estadia te señala qué reservas siguen con datos pendientes; entras y ves exactamente qué requiere atención.
Cuando se cae una reserva que ya habías enviado, Estadia manda la anulación oficial al SES a tu nombre, sin que salgas de Estadia. La reserva y los huéspedes se anulan desde la misma pantalla, cada uno con un clic, y la referencia de la anulación queda guardada junto al envío original. Sin entrar al portal.
Cada envío (la reserva y los huéspedes) se guarda con su código de referencia de SES.Hospedajes, fecha y hora, más una copia descargable. En la práctica, esto elimina la necesidad de mantener un libro registro en papel: la información que apuntarías allí ya queda registrada y exportable desde Estadia.
Sí. Los datos de tus huéspedes están estrictamente aislados de los del resto de clientes, y los campos sensibles (DNI, pasaporte, dirección) se guardan cifrados. Solo tu cuenta puede acceder a ellos, y todo está alojado en la UE.
Dejamos lista tu primera propiedad en una llamada de 30 minutos: conectamos los calendarios de tus anuncios y hacemos contigo, en directo, el primer envío al SES. Lo usas durante dos semanas antes de facturar; si no encaja, te damos de baja sin coste y los datos siguen siendo tuyos.
Sí, bajo petición. El formulario sale de serie en inglés, español, francés y alemán. Si alojas con frecuencia a huéspedes que hablan otro idioma, dínoslo en la puesta en marcha y lo añadimos.
Sí. Lo normal es empezar por el SES, que es lo que te quita el miedo a la multa. Cuando quieras las limpiezas, el equipo o el marketing a huéspedes, se añaden a cualquier plan. El precio de cada uno lo hablamos en la llamada de 30 minutos.
No. No tienen que crearse cuenta ni instalar nada. Tú apuntas quién limpia cada cambio desde el ordenador y les avisas como siempre, por WhatsApp o llamando. Estadia no les escribe.
No. Estadia no manda ningún correo. El huésped dice en el check-in si quiere recibir tus ofertas, nosotros guardamos lo que aceptó y tú te llevas la lista. Escribes tú, con la herramienta de correo que ya uses.
Una llamada de 30 minutos y tu primera propiedad está en marcha. Los huéspedes hacen el check-in desde el móvil. La reserva se envía cuando entra y los huéspedes cuando han llegado, los dos dentro del plazo de 24 h. Dos semanas gratis, sin factura hasta que estés en marcha.